Van overvolle mailbox naar orde dankzij Copilot

Bij dit bouwbedrijf werkt een heel team met een drukke mailbox: technisch tekenaars, projectleiders en mensen in een commerciële rol. Die mails lopen sterk uiteen:

• vragen die specifiek over een lopend project gaan
• mails die eigenlijk voor de boekhouding bestemd zijn
• veelgestelde vragen van klanten
• aanvragen van andere ondernemers en bedrijven die willen samenwerken, bijvoorbeeld partners voor 3D-visualisaties of tuinaannemers, die hun aanbod willen voorstellen

Al die mails belandden in dezelfde inbox, en het sorteren en doorverwijzen kostte elke dag tijd, tijd die eigenlijk naar het echte werk had moeten gaan.

Elk teamlid bouwde in Copilot zijn of haar eigen AI assistent, afgestemd op de eigen rol en mailbox. Bewust niet om de mailbox volledig over te nemen of zelf mails te laten versturen, wel om mee te denken en het team te ontlasten:

• gaat een mail over een specifiek project, dan zet de AI assistent die al klaar in de juiste projectmap
• gaat een mail over boekhouding, dan stuurt de AI assistent die door naar de juiste collega
• herkent de AI assistent een veelgestelde klantvraag, dan wordt er al een antwoord in concept klaargezet
• komt er een aanvraag binnen van een externe partner die wil samenwerken, dan stuurt de AI assistent automatisch een gepersonaliseerd antwoord